De cate ori v-ati gasit in pozitia de a cauta un document important in arhiva? Este cunoscut faptul ca activitatea unei companii trebuie tot timpul justificata prin prezenta documentelor care o atesta. Pentru ca la Arhilego stim cat de importanta este pastrarea documentelor in deplina siguranta, venim in intampinarea problemelor antreprenorilor cu solutii performante. De ce sa solicitati beneficiile arhivarii cu Arhilego?
De ce sa apelati la Arhilego
Documentele fizice se aduna pe zi ce trece, fie ca aveti o companie cu multi angajati sau intretineti multe relatii comerciale. Initial, toate aceste documente au fost pastrate pe doar cateva rafturi dintr-un birou.
Cu timpul, cantitatea de dosare si documente a crescut, ceea ce a facut imperios necesar gasirea unui nou spatiu de arhivare si investirea in depozitarea sigura a celor mai importante acte. Aici intervine Arhilego. Va suntem la dispozitie pentru tot ceea ce implica arhivarea actelor:
• Fondare documente – pentru a delimita actele apartinand unui creator, asadar pentru a determina apartenenta documentelor la fond.
• Inventariere documente – are loc in functie de criteriile stabilite prin nomenclatorul arhivistic. Unitatile arhivistice se iau in evidenta pentru a rezulta inventarul colectiei.
• Sortare documente – sunt luate in considerare departamentele creatorului si termenele de pastrare.
• Ordonare documente – aceasta procedura implica ordonarea cronologica si alfabetica a documentelor din arhiva.
• Numerotare documente – daca documentele au termen de pastrare permanent, acestea sunt numerotate.
• Opisare documente – reprezinta identificarea si notarea tuturor documentelor incluse in dosar.
• Scriere pe cotor – pentru o identificare mai usoara a dosarelor, se noteaza pe cotor elementele de identificare.
• Sigilare dosare – odata inventarul efectuat, se noteaza pe o fila alba numarul de file existente in dosar.
• Ghid de depozit – pentru o gasire cat mai rapida a dosarelor, acestea sunt incluse intr-un ghid topografic.
Cu Arhilego, veti eficientiza spatiul propriu, intrucat spatiul actual ocupat de arhiva va fi eliberat si va putea fi folosit pentru derularea activitatilor companiei. In plus, veti respecta legislatia in vigoare si veti pastra fiecare document care atesta activitatea firmei.
Beneficiile serviciilor de arhivare cu Arhilego
Veti creste eficienta la locul de munca, deoarece angajatii nu vor mai aloca timp pentru activitatile de administrare a arhivei. Puteti reduce costurile cu privire la personalul necesar administrarii arhivei si nu va mai fi nevoie sa investiti in aplicatii software pentru managementul arhivei de acte.
Alte beneficii ale colaborarii cu Arhilego includ reducerea riscurilor de degradare si pierdere a documentelor, garantia cu privire la confidentialitatea si securitatea documentelor si eliminarea costurilor de achizitionare a echipamentelor pentru spatiul de arhiva.
Expertii Arhilego au o experienta vasta in arhivarea documentelor si vor efectua intregul proces de arhivare, de la inventariere pana la conservarea actelor pe termen indelungat si realizarea unei arhive electronice. Daca doriti acces rapid la documente, de cate ori este necesar, vi le punem la dispozitie in format electronic,scanate pe email sau prin fax, sau in format fizic in cel mai scurt timp posibil.
Bucurati-va de beneficiile arhivarii cu Arhilego! Aici, arhiva dumneavoastra este principala noastra preocupare. Pentru monitorizarea permanenta a arhivei fara griji pentru dumneavoastra, va stam la dispozitie.
